Δευτέρα, 14 Φεβρουαρίου 2011

9 βήματα για μεγιστοποίηση της απόδοσης Ενεργειών Δημοσίων Σχέσεων

Οι δημόσιες σχέσεις της κάθε επιχείρησης είναι από τα πιο σημαντικά κομμάτια στην επικοινωνιακή της πολιτική. Τον όρο δημόσιες σχέσεις γενικά (Public Relations) τον χρησιμοποιούμε για να χαρακτηρίσουμε το σύνολο των ενεργειών που κάνει ένα νομικό πρόσωπο ή ένα φυσικό πρόσωπο, για να δημιουργήσει και να συντηρήσει την όσο το δυνατόν θετικότερη εικόνα για το όνομα του στην κοινή γνώμη. 
Η ανάπτυξη των στρατηγικών δημοσίων σχέσεων ξεκινά κυρίως από τη δεκαετία του ’90, όπου οι δημόσιες σχέσεις αποτελούν πλέον ένα ξεχωριστό διοικητικό τμήμα που λειτουργεί υπό την καθοδήγηση του επιχειρησιακού στρατηγικού σχεδιασμού. Παρακάτω αναφέρουμε τις βασικές ενέργειες που συνιστώνται για τη μεγιστοποίηση των αποτελεσμάτων.

1.         Προσδιορισμός στόχων
Πριν από κάθε ενέργεια θα πρέπει να θέσουμε σαφείς στόχους για το που θέλουμε να φτάσουμε με τις ενέργειες Δημοσίων Σχέσεων, ποια προϊόντα ή υπηρεσίες θέλουμε να προβάλλουμε.

2.         Προσδιορισμός αγοράς
Στη συνέχεια θα πρέπει να προσδιορίσουμε την αγορά μας, σε ποιούς δηλαδή επιθυμούμε να φθάσουν τα μηνύματα μας και οι ενέργειες Marketing. Επιπρόσθετα είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι σκέφτονται οι συγκεκριμένοι για την επιχείρηση μας. Το ανακαλύπτουμε συζητώντας με πελάτες, συναδέλφους, συνεργάτες.

3.         Προσδιορισμός μηνυμάτων
Με όλα τα παραπάνω επεξεργασμένα θα πρέπει τώρα να αναπτύξουμε τα μηνύματα. Είναι αυτά που θα περιγράφουν τις δραστηριότητες, ικανότητες και δυνατότητες της επιχείρησης μας. Θα πρέπει σαφώς να επικοινωνούν τη διαφοροποίηση μας από τον ανταγωνισμό και τα οφέλη που προσφέρουν στους αποδέκτες των Προϊόντων ή υπηρεσιών μας.

4.         Δυναμική οπτική παρουσία
Η επιχείρηση μας όπως και κάθε επιχείρηση χρειάζεται μια δυνατή επικοινωνιακή εικόνα που θα αναγνωρίζεται άμεσα από τους πελάτες. Επαγγελματικά σχεδιασμένα εργαλεία marketing, όπως λογότυπο και εταιρική ταυτότητα, έντυπο παρουσίασης της επιχείρησης και ιστοσελίδα, υποστηρίζουν την επικοινωνιακή καθιέρωση της επιχείρησης και αναδεικνύουν τη διαφοροποίηση.

5.         Διαρκής επικοινωνία
Θα πρέπει να επικοινωνούμε σε τακτική βάση με το κοινό στο οποίο απευθυνόμαστε. Είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος και μια μεγάλη ευκαιρία για προβάλλουμε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μας, την εμπειρία και τις επιτυχίες μας. Υπάρχει μεγάλος αριθμός εξειδικευμένων λογισμικών και εργαλείων Marketing που διευκολύνουν σημαντικά αυτή τη διαδικασία. Δεν αποκλείεται και το έντυπο υλικό που θα μπορούσε να είναι μια απλή επιστολή ή ένας ολοκληρωμένος φάκελος εταιρικής παρουσίασης.
Ενδεικτικά αναφέρουμε ορισμένες καλές αφορμές για αυτού του είδους την επικοινωνία:
Παρουσίαση νέου προϊόντος ή υπηρεσίας
Προσφορές σε τιμές ή σε προϊόντα
Εκδηλώσεις εταιρικές
Εγκαίνια νέου καταστήματος
Επέτειοι

6.         Δώστε στους πελάτες ωφέλιμη για αυτούς πληροφόρηση
Ένα τακτικό πληροφοριακό, ηλεκτρονικό ή παραδοσιακό έντυπο (newsletter), αποτελεί έναν άριστο τρόπο για να καθιερωθεί κανείς ως ειδικός στο χώρο, παράλληλα με την προβολή των προϊόντων και υπηρεσιών. Θα πρέπει όμως να παρέχονται πληροφορίες που θα ενδιαφέρουν πραγματικά τους αποδέκτες, όχι μόνο το τι επιθυμούμε εμείς να γνωρίζουν για την επιχείρηση μας. Η σταθερή εικαστική μορφή και η γραφιστική επιμέλεια των διαφορετικών χρονικά εκδόσεων συμβάλλει σημαντικά στην αναγνώριση της επιχείρησης.

7.         Δραστηριοποιηθείτε
Η συμμετοχή σε αξιόλογες και σημαντικές επαγγελματικές και κοινωνικές ομάδες αναδεικνύει την εταιρική παρουσία και προσφέρει άριστες ευκαιρίες δικτύωσης. Προσοχή όμως στην επιλογή των οργανώσεων και φορέων, είναι πολύ αποτελεσματικό να συμμετέχουν και ενδιαφέρουν τους πελάτες ή συνεργάτες μας.
Η συμμετοχή με ομιλίες προσφέρει μια καλή ευκαιρία για την ανάδειξη της εταιρικής εικόνας. Μπορούμε να αξιοποιήσουμε τις ευκαιρίες αυτές διερευνώντας τα συνέδρια και τις εκδηλώσεις στο επαγγελματικό ή κοινωνικό περιβάλλον μας και προτείνοντας αντίστοιχα θέματα. Σημαντικό είναι να διερευνήσουμε και τις αντίστοιχες κινήσεις των ανταγωνιστών μας.
Οι βραβεύσεις αποτελούν άλλη μια σημαντική ευκαιρία προβολής. Ας μη διστάζουμε να συμμετέχουμε σε αυτού του είδους διαγωνιστικές εκδηλώσεις, επιλέγοντας βέβαια εκείνες που μας ενδιαφέρουν.

8.         Μεγιστοποίηση απόδοσης της ιστοσελίδας
Το Internet είναι πλέον το πρώτο σημείο που θα αναζητήσει ο υποψήφιος πελάτης, συνεργάτης ή προμηθευτής πληροφορίες για την επιχείρηση μας. Η ιστοσελίδα μας είναι το αποτελεσματικότερο εργαλείο για την προβολή των προϊόντων και υπηρεσιών μας. Μια ερασιτεχνικά φτιαγμένη ιστοσελίδα μπορεί να ζημιώσει την εικόνα μας. Η παρουσία μας θα πρέπει να είναι οπτικά ελκυστική και ευχάριστη. Όλο το περιεχόμενο της ιστοσελίδας θα πρέπει να είναι ακριβές, αξιόπιστο, καλογραμμένο και επίκαιρο.Θα πρέπει να είναι εύκολο στην πλοήγηση και να καθοδηγεί τον επισκέπτη στις ενότητες που θέλουμε να αναδείξουμε όπως οι παρακάτω:
  • Μελέτες περιπτώσεων
  • Στοιχεία διαφοροποίησης έναντι του ανταγωνισμού
  • Οφέλη για πελάτες και συνεργάτες
  • Αφορμή για άμεσες ενέργειες από πλευράς πελατών
Η παρουσία σε ιστοσελίδες κοινωνικής και επαγγελματικής δικτύωσης όπως το facebook, twitter και Linkdeln συμβάλλουν σημαντικά στη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας των ενεργειών Δημοσίων Σχέσεων. Είναι απαραίτητη όμως η συχνή ενημέρωση της παρουσίας μας και η συμμετοχή μας σε συζητήσεις και fora.

9.         Αξιοποίηση των ΜΜΕ
Ας εξετάσουμε τη συμμετοχή των ΜΜΕ στο πλάνο ενεργειών Δημοσίων Σχέσεων της επιχείρησης μας. Ότι αναφέραμε μέχρι τώρα ελέγχεται και εξαρτάται από εμάς. Η παρουσία στα ΜΜΕ είναι αρκετά πολύπλοκη και δύσκολη, αλλά εκρηκτικά αποτελεσματική.
Το πρώτο βήμα είναι η κατάρτιση λίστας Μέσων που μας ενδιαφέρουν, επαγγελματικές εκδόσεις, στήλες σε εφημερίδες, περιοδικά, εκπομπές, ενημερωτικές ιστοσελίδες κλπ.
Επόμενη ενέργεια είναι η προετοιμασία του Φακέλου Ενημέρωσης Μέσων (Press ή Media Kit). Πρόκειται για ένα πακέτο με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την επιχείρηση, κείμενα, εικόνες, έντυπα. Συνήθως αναφέρουν ιστορική εξέλιξη, βιογραφικά στελεχών, χαρακτηριστικά προϊόντων και υπηρεσιών καθώς και άρθρα και δημοσιεύσεις.
Ακολουθεί η κατάρτιση προγράμματος επικοινωνίας όπου περιέχονται η επιλογή των μέσων, οι χρονικές στιγμές, οι αφορμές και μορφές επικοινωνίας, όπως συνέντευξη τύπου, αποστολή δελτίων Τύπου, επικοινωνία με αρχισυντάκτες κλπ. Είναι πολύ σημαντικό να έχουμε στο νου μας ότι οι συντάκτες δημοσιεύουν αποκλειστικά και μόνο ότι κρίνουν ότι ενδιαφέρει τους αναγνώστες τους. Τα καλύτερα Δελτία Τύπου είναι αυτά που 1) εστιάζουν στο γεγονός γιατί ένα προϊόν είναι σημαντικά αυτή τη χρονική στιγμή, 2) πληροφορούν για τη σχέση με το κοινό που απευθύνονται και 3) παρέχουν σαφή αξιόπιστη και επίκαιρη ενημέρωση.
Η επικοινωνία με τους αρχισυντάκτες συνιστάται ειδικά στην περίπτωση που το Μέσο έχει δημοσιεύσει κάτι για την επιχείρηση μας.
Συμμετέχοντας στα ΜΜΕ με άρθρα ή συνεντεύξεις υποβοηθείται η καθιέρωση μας ως ειδικού στο χώρο.
Τέλος στην περίπτωση που παράγουμε ένα καινοτόμο προϊόν ή προσφέρουμε μια πρωτότυπη υπηρεσία έχουμε τις περισσότερες πιθανότητες να πετύχουμε σημαντική προβολή από τα ΜΜΕ.
Συνοψίζοντας, όποια και να είναι η εμπλοκή μας μέχρι σήμερα στον τομέα των Δημοσίων Σχέσεων συνιστούμε τη συνεχή επιμόρφωση, παρακολουθώντας κλαδικές εκδόσεις ή online παρουσιάσεις, μια και ο χώρος του Marketing και της Επικοινωνίας αποκτά συνεχώς νέες μορφές και δυνατότητες έκφρασης.

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου